Aide Julie concernant comptabilité Recettes

Squirell_g6yuwa

La_noisette

08/08/2020 à 18:24

Bonjour à tous,

Dans le cabinet ou je travaille, les encaissements sont notés dans un cahier de recettes papier. (oui oui je déconne pas, et pourtant on est 5 praticiens)
A la fin du mois, ils additionnent tout, et ajoutent les tiers payants issus du relevé améli.
Ça prend environ 45 minutes à la fin du mois et par dentiste, sans compter le temps passé à chaque encaissement.
Depuis janvier, j'ai imposé à mes assistantes (avec beaucoup de mal, uniquement pour moi) de faire ça sous Excel. Elles tombent de haut, car ça calcule tout seul...
Mais toujours obligé de rentrer manuellement les encaissements sous excel, alors que je sais que Julie sait normalement le faire cela toute seule.

J'ai comparé mes fichiers Excel, de Juillet à celui de Julie (F8 Comptabilité) / Journaux et comparé chaque écriture.... résultat plus de 1500€ d'encaissements manqués car les assistantes ont fait des oublis d'écritures.

Je n'ai nullement envie de créer de polémique sur l'efficacité des assistantes, là n'est pas le sujet, j'essaye de comprendre comment Julie pourrait s'en charger automatiquement.

Donc voila quelques questions concernant la compta sous julie :

- Comment julie gère des chèques en attente ? Comment faites vous ?
Exemple Je pose une couronne sur Mme Michu, je place un chèque en attente (cf photo) et je marque à droite dans date de remise le 1/09/2020. Or dans mon journal il me le note quand même que j'ai encaissé ce jour le 8 août, alors qu'il ne l'est pas. Je pensais que ce serait à l'impression du bordereau de remise de chèques qu'il le marquerai dans le journal.

- Les tiers payants : on a pour habitude d'attendre le mois suivant la feuille des TP de Amélie avant de le marquer dans notre cahier de recettes..
Le module "suivi tiers payant" de julie permet cela, et je découvre qu'elle détecte même 3-4j plus tard les virements. Et dire que j'attendais 1 mois le relevé amélie. Est-ce fiable ? Je pensais que le logiciel recevait uniquement les RSP (rejets signalement paiement), autrement dit les erreurs.

- Comment faire pour que le journal fasse la différence entre soins et prothèse ?

- avez vous de la lecture à propos de la compta sous julie ? Genre des tutos ou des PDF. J'ai trouvé https://www.julie.fr/julie_uploads/2019/05/ManueUtilisation_Comptabilite_B.pdf mais pas forcément facile à lire.

Merci par avance de vos réponses et remarques.

Tuhehsuc4ispkhw4fg18
X-ray-03_ngdbtr

cyber_quenottes

08/08/2020 à 21:22

Ton histoire est juste hallucinante
plus personne ne fonctionne comme çà

après il faut reconnaitre qu'en l'absence de pratique, tu as de grosses lacunes en compta

voir les réponses ci dessous

La_noisette écrivait:
-----------
> Bonjour à tous,
>
> Dans le cabinet .........
Julie sait normalement le faire cela toute seule.
======================================
absolument


J'ai comparé mes fichiers Excel, de Juillet à celui de Julie (F8 Comptabilité) /
Journaux et comparé chaque écriture.... résultat plus de 1500€ d'encaissements manqués car les assistantes ont fait des oublis d'écritures.
============================================
et bin , la grosse merde

Donc voila quelques questions concernant la compta sous julie :
- Comment julie gère des chèques en attente ? Comment faites vous ?
Exemple Je pose une couronne sur Mme Michu, je place un chèque en attente (cf photo) et je marque à droite dans date de remise le 1/09/2020.
=======================================
OUI, c'est comme ça qu'on fait

Or dans mon journal il me le note quand même que j'ai encaissé ce jour le 8 août, alors qu'il ne l'est pas. Je pensais que ce serait à l'impression du bordereau de remise de chèques qu'il le marquerai dans le journal.
=========================================================
non l'argent est normalement dans le journal de recettes
tout comme doit se trouver dans le journal de dépenses le cheque que tu as signé pour une facture ( et donc pas le jour où il arrive dans la banque du créancier ...)

- Les tiers payants : on a pour habitude d'attendre le mois suivant la feuille
des TP de Amélie avant de le marquer dans notre cahier de recettes..
=======================================
la meilleure façon de faire des erreurs

Le module "suivi tiers payant" de julie permet cela, et je découvre qu'elle
détecte même 3-4j plus tard les virements. Et dire que j'attendais 1 mois le
relevé amélie. Est-ce fiable ?
=======================================
absolument
quasi toutes les ecritures de tiers payant peuvent être validées via ce module

- Comment faire pour que le journal fasse la différence entre soins et prothèse ?
======================================
c'est un journal de comptabilité recettes/dépenses
pas recettes paro, endo, prothese, soins etc....
la compta c'est pas fait pour ça

- avez vous de la lecture à propos de la compta sous julie ? Genre des tutos ou des PDF.
======================================
je te conseille de trouver une des formations julie annoncées sur le site

ou de les appeler pour une formation

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lfdupérou

08/08/2020 à 23:14

Quand j’avais débuté sous Julie un comptable de mon aga m’avait formée gratuitement (!). Si tu as une aga orientée professions de santé demande leur.
En tout cas le module comptable de julie est très rigoureux donc tu peux lui faire confiance pour être dans les clous

Squirell_g6yuwa

La_noisette

09/08/2020 à 00:30

cyber_quenottes écrivait:
---------------
> Ton histoire est juste hallucinante
> plus personne ne fonctionne comme çà

---> Ca m'étonne. J'ai travaillé dans 3 cabinets, et ils fonctionnent tous avec soit un cahier soit excel.

> c'est un journal de comptabilité recettes/dépenses
> pas recettes paro, endo, prothese, soins etc....
> la compta c'est pas fait pour ça

--> Alors quel "outil" est adapté à ça ?

> je te conseille de trouver une des formations julie annoncées sur le site
> ou de les appeler pour une formation

--->C'est bien ce que je compte faire. Grosse lacune sur ce point là.

Squirell_g6yuwa

La_noisette

09/08/2020 à 00:33

lfdupérou écrivait:
---------
> Quand j’avais débuté sous Julie un comptable de mon aga m’avait formée
> gratuitement (!). Si tu as une aga orientée professions de santé demande leur.
> En tout cas le module comptable de julie est très rigoureux donc tu peux lui
> faire confiance pour être dans les clous

Les comptables nous réclament les fichiers excel issus de notre logiciel pro (Julie) mais l'équipe du cabinet a toujours frainé des quatre fers. L'informatique c'est pas leur truc du tout.
Par contre on m'a jamais proposé de me former à quoi que ce soit.

En tout merci pour réponses déjà. J'avance.

X-ray-03_ngdbtr

cyber_quenottes

09/08/2020 à 08:19

> > pas recettes paro, endo, prothese, soins etc....
> > la compta c'est pas fait pour ça

La_noisette écrivait:
Alors quel "outil" est adapté à ça ?
=================================
le module statistiques de julie

fournie selon la version ( voir les versions sur site julie )

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eugeneol

09/08/2020 à 09:36

c'est effrayant de voir un si bel outil ( compta de julie ) gâché à ce point là.

Squirell_g6yuwa

La_noisette

09/08/2020 à 10:58

Je sais pas si c'est un troll ou non
En tout cas c'est une vraie usine à gaz quand on y pige rien en compta.
Je viens de connecter en teamviewer, et je n'arrive toujours pas à avoir ce que je veux.
Je vais voir avec mon comptable.

Squirell_g6yuwa

La_noisette

09/08/2020 à 11:08

En fait ce qu'il me faudrait c'est la somme des actes encaissés du mois,
Avec les tiers payants validés dans le module,
Et les chèques amenés à la banque.
C'est ce que réclament mes confrères.

Squirell_g6yuwa

La_noisette

09/08/2020 à 11:12

En fait je pourrai me contenter du journal du module compta, mais dans ce cas je note les chèques juste le jour où les patients veulent que je les encaisse.

Morgan_ztbb1b

BONNET jc

09/08/2020 à 12:48

Perso je fais ma compta sur Excel et sur Julie et je fais le rapprochement bancaire sur les deux. Le pb de la compta sur Julie c’est que le règlement patients se fait par défaut par chèques or si j’ai un chèque par semaine, c’est le bout du monde. Tout le monde règle par Cb et si tu valides sans regarder,le règlement passe en chèque en compta et bonjour pour modifier.

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eugeneol

09/08/2020 à 16:19

hmmmm me casse les noisettes cette histoire de cheque....bon sang si tu ne veux pas le remettre en banque tu le décoches lors du module de remise de cb en banque.... c'"est quoi la difficulté ? ensuite pour la somme encaissée dans le mois, c'est pas bien dur d'aller dans le compte recettes et de modifier la période...

X-ray-03_ngdbtr

cyber_quenottes

09/08/2020 à 20:24

ta réponse est hors de propos

BONNET jc écrivait:
---------
> Perso je fais ma compta sur Excel et sur Julie et je fais le rapprochement
> bancaire sur les deux. Le pb de la compta sur Julie c’est que le règlement
> patients se fait par défaut par chèques or si j’ai un chèque par semaine, c’est
> le bout du monde. Tout le monde règle par Cb et si tu valides sans regarder,le
> règlement passe en chèque en compta et bonjour pour modifier.

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la csnd a voulu le "fromage" de la CCAM
la SECU a ajouté une tapette autour

X-ray-03_ngdbtr

cyber_quenottes

09/08/2020 à 20:36

le souci c'est qu'on ne comprend déjà rien à ce que tu veux

il faut raisonner en terme de -

A/ production = les actes réalisés qui peuvent donc faire l'objet d'une facture ( FSE )
on trouve celà dans les statistiques d'activité
au niveau "soins effectués"

B/ facturation = un acte facturé ( FSE ) fait
- soit l'objet d'un paiement, auquel cas la somme entre dans les recettes du cabinet, qui comprennent
1/ les sommes en caisse
2/ les tiers payant qui sont sur le compte bancaire et qui sont donc "validés" dans le module de tiers payant
3/ soit l'objet d'un cheque "remis en banque" ( qui passe alors depuis le "compte d'attente de remise de cheques" dans le compte honoraires ( même si tu ne le vois pas encore sur ton relevé de banque

- soit l'objet d'une inscription dans le module de tiers payant, mais sans paiement effectif

- soit l'objet d'un chèque qui reste en "attente de remise" dans le module d'attente de remise de cheques

C/ la comptabilité
ce sont les sommes qui sont à la fois dans ton compte de recettes ( honoraires ) et visibles en banque
celà peut alors faire l'objet d'un rapprochement

La_noisette écrivait:
-----------
> En fait ce qu'il me faudrait c'est la somme des actes encaissés du mois,
> Avec les tiers payants validés dans le module,
> Et les chèques amenés à la banque.
> C'est ce que réclament mes confrères.

a/ actes encaissés donc visibles dans le compte "honoraires"
b/ tiers payant validés
- soit la somme est sur le compte et elle fait partie des "honoraires"
- soit elle n'est pas sur le compte et c'est comme si elle n'était pas validée puisque TOUTES les attentes de reglement de TP peuvent être considérées comme devant être payées ( dans 1, 3 ou 5 jours )
c/ les cheques amenés à la banque sont aussi dans le compte "honoraires" mais se voient sur le relevé de banque quand ils ont été traités

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la SECU a ajouté une tapette autour

Squirell_g6yuwa

La_noisette

09/08/2020 à 21:30

Merci pour les explications, j'utilise sûrement les mauvais termes.
Du coup je cherche à avoir les actes facturés (B) : sommes en caisse, les TP validés, et les chèques remis en banque.
Je viens de comprendre (je pense) en te lisant, qu'il faut que j'aille chercher ces sommes dans des "comptes" :
comptabilité (F8) / Comptes
Et là il y a toute une liste déroulante de comptes :
- 53000 la caisse : correspondant au encaissements espèces
- 512001 Societe ge : correspondant au paiement par cartes et peut être TP (je crois)
- 470800 Rem. cheques : correspondant aux remises de chèques validées.
Si j'imprime les trois, j'ai ce qu'il me faut. En tout cas j'arrive au même montant que mon cahier du mois d'aout.

Avatar_small

lfdupérou

09/08/2020 à 21:53

Oui c’est ça.
Un patient règle en espèces : caisse.
Un patient règle en cb : banque ( chez toi société générale)
Un patient règle par chèque, tu rentres la date de remise en banque lors du règlement, julie le met en attente et te le propose via le module de remise le jour souhaité.
Tiers payant : mis en attente dans le module tiers payant et n’apparaît pas dans ta compta tant que tu n’as pas validé.
Il est intéressant d’utiliser le module de remise de chèque pour passer les chèques du compte d’atte ( 4....) vers la banque.
Également le module bordereau cb pour vérifier que le montant de ta télécollecte correspond à celui de Julie. Tu détectes immédiatement une erreur d’affectation de l’encaissement ( cb au lieu de chèque...)
Avec ton module de tiers payant à chaque fois que tu valides, le montant est enregistré dans ta comptabilité ( banque).
En cas d’erreur, lés écritures sont modifiables.
Avec ça tu sors une comptabilité recette propre, tu peux demander les totaux mensuels par mode de paiement et ton comptable est ravi!

Squirell_g6yuwa

La_noisette

09/08/2020 à 22:02

"Également le module bordereau cb pour vérifier que le montant de ta télécollecte correspond à celui de Julie. Tu détectes immédiatement une erreur d’affectation de l’encaissement ( cb au lieu de chèque...) "

Qu'appelle tu la telecollecte ? Le compte bancaire pro vont les paiements CB ?
Le hic, si je puis dire, c'est que je suis dans une selarl de 4 praticiens. Et que tout va dedans.

Morgan_ztbb1b

BONNET jc

10/08/2020 à 08:54

cyber_quenottes écrivait:
---------------
> ta réponse est hors de propos
>
> BONNET jc écrivait:
> ---------
> > Perso je fais ma compta sur Excel et sur Julie et je fais le rapprochement
> > bancaire sur les deux. Le pb de la compta sur Julie c’est que le règlement
> > patients se fait par défaut par chèques or si j’ai un chèque par semaine,
> c’est
> > le bout du monde. Tout le monde règle par Cb et si tu valides sans regarder,le
> > règlement passe en chèque en compta et bonjour pour modifier.
Hors de propos mais c'était pour montrer que le logiciel de compta Julie n'est plus adapté aux moyens de paiement des patients et entraine des erreurs en cas d'inattention.

X-ray-03_ngdbtr

cyber_quenottes

10/08/2020 à 09:30

tu as déjà raconté cette histoire

lors du paiement Julie selectionne le paiement par cheque par défaut

si le patient paye en especes il faut cliquer sur especes avant d'encaisser

si il paye par CB il faut cliquer sur CB avant d'encaisser

personne d'autre que toi ne voit où se trouve le probleme

un jour il sera possible de mémoriser le dernier mode de paiement utilisé pour qu'il se mette pas défaut au paiement suivant

si alors tu as eu un cheque la fois d'avant tu vas devoir cliquer aussi
et là BOUM ! tu vas oublier => tu vas encore protester ?

julie est adapté à tous les moyens de paiement

moi j'ai tout au plus 26% de CB 73% de cheques et 1% d'especes

Morgan_ztbb1b

BONNET jc

10/08/2020 à 09:46

Il suffirait qu'on puisse choisir le mode de paiement par défaut, chèques pour toi, cb pour moi. Je n'ai jamais demandé en fonction du dernier mode de paiement. C'est toi qui sort cela. C'est quand même pas compliqué. Surtout, comme tu l'as bien précisé, cela fait des années que je le demande. C'est comme les dents de lait présentes quand il y a agénésie des dents définitives. Julie, sur le graphique ne fait aucune différence. Je l'ai signalé depuis 10 ans. Julie m'a toujours répondu qu'on ne pouvait mettre une couleur différente sur les dents de lait afin de les différencier des dents définitives, ce que j'avais demandé. J'ai raconté cette histoire 10 fois. Jusqu'au jour où, miracle, il y a maintenant un L sur les dents de lait. Il faut évoluer un peu, non?

Morgan_ztbb1b

BONNET jc

10/08/2020 à 10:03

C'est comme les intolérances de médicaments quand tu ne veux pas payer pour avoir le Vidal. Avant, même sans Vidal, Julie bloquait l'ordonnance. Maintenant, Julie laisse passer l'ordonnance qui contient l'intolérance. Jusqu'au futur accident. On t'a demandé dans un autre post comment tu faisais, tu n'as jamais répondu.

Morgan_ztbb1b

BONNET jc

10/08/2020 à 10:07

Et dans Julie rdv, quand un patient prend rdv, Julie lui donne la marche à suivre si il veut formuler une plainte! C'est pas une connerie, ça?

X-ray-03_ngdbtr

cyber_quenottes

10/08/2020 à 11:56

toujours hors sujet, mais

un logiciel d'aide à la prescription doit être certifié
si tu ne veux pas payer 3 solutions

- tu utilises un LAP en dehors de julie
- tu utilises pas de LAP et donc pas d'ordo
- tu utilises les prescriptions julie en sachant que tu es hors des clous et tu viens pas te plaindre

BONNET jc écrivait:
---------
> C'est comme les intolérances de médicaments quand tu ne veux pas payer pour
> avoir le Vidal. Avant, même sans Vidal, Julie bloquait l'ordonnance. Maintenant,
> Julie laisse passer l'ordonnance qui contient l'intolérance. Jusqu'au futur
> accident. On t'a demandé dans un autre post comment tu faisais, tu n'as jamais
> répondu.

--
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la csnd a voulu le "fromage" de la CCAM
la SECU a ajouté une tapette autour

X-ray-03_ngdbtr

cyber_quenottes

10/08/2020 à 11:56

je n'utilise pas
c'est peut être une obligation légale

BONNET jc écrivait:
---------
> Et dans Julie rdv, quand un patient prend rdv, Julie lui donne la marche à
> suivre si il veut formuler une plainte! C'est pas une connerie, ça?

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la csnd a voulu le "fromage" de la CCAM
la SECU a ajouté une tapette autour

Squirell_g6yuwa

La_noisette

10/08/2020 à 12:01

BONNET jc écrivait:
---------
> Et dans Julie rdv, quand un patient prend rdv, Julie lui donne la marche à
> suivre si il veut formuler une plainte! C'est pas une connerie, ça?

Ou vois tu ça ? Dans la RGPD ? Parceque c'est obligatoire maintenant