"un agenda ça se configure" ...

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vincent63

17/01/2015 à 17:03

Pour rebondir sur une discussion en cours passionnante, j'aimerais avoir un petit coup de main des nonoliens pour m'aider à planifier mon agenda, pour l'instant je bosse à la demie heure et je prévois une heure ponctuellement pour les rendez vous d'endo et de prothèse un peu complexe, mais ...
1 je ne suis pas rentable
2 je suis tout le temps en train de courir
3 je suis tout le temps en retard
4 je suis tout le temps stressé !

Bref, j'ai besoin de vous pour m'aider à m'organiser, je me suis déjà inspiré des conseils trouvé sur un autre fil pour faire une première ébauche !

Je vous propose un patron avec mes horaires, toute proposition d'organisation ou conseil est bienvenue !

Merci !!

quelques questions :

Les "GROS CAS" de deux heures : je les remplie avec un ou deux ou trois patients ? Et les plages de soins ? Je les remplies plutôt avec des rendez vous de quelle durée ?

Merci pour vos conseils et astuces ...
--
J'occluse donc je suis

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jeff13

17/01/2015 à 17:12

chaque patientèle est unique, on ne peut pas te donner de reponses universelles. C'est à toi de la connaitre

Dans mon cas, je suis obligé de prendre pas mal de monde car j'ai beaucoup d'absent (meme en les appelant la veille). Il m'est impossible de mettre un rdv plus d'une heure par peur du lapin. Et ne me dites pas svp de les virer, je me retrouve avec 1/3 de patient en moins (c'est la meme chose pour mes confreres autour)

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dr_0le

17/01/2015 à 17:19

pour te repondre simplement.
je bosse lundi / mercredi / vendredi
de 9h a 13h et 14h à 19h

l'agenda est composé de zones dites "bloc" de 9h a 15h ou l'assistante a interdiction de mettre des 1ere consult, des urgences, des det, des bbd.. en bref ici il n'y a que prothèse, n'importe laquelle (empreinte onlay jusqu'a empreinte implanto complexe), chir implanto, endodontie .. tous les actes techniques avec plateau technique plus important.
ici les rdv sont en general long (1h ou plus)

puis, à partir de 15 h c'est open pour tous les autres rdv.. du bbd au det..

il y a en plus 30 min de 17h a 17h30 pour les urgences.

je suis suffisament rentable, je vois 10 -15 patients / jour. ambiance de travail detendue, l'assistante sait qu'a partir de 15 h il n'y a plus que des plateaux d'examen..

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bill

17/01/2015 à 17:33

salut,

"mon" avis, nous fonctionnons tous différemment, heureusement... ;-)

Déjà des journées de 10-11h avec une petite pause de 45mn max, je préfère ne pas être le patient prothèse de 18h00...:-)

Ton truc est trop rigide.

A part les plages urgences que tu peux planifier, et encore... Le jour où Mme Truc qui t'a laissé quelques milliers d'euros qq mois avant t'appelle en urgence, si elle ne peut venir dans ta plage horaire, tu lui diras c'est ça ou rien ?

Perso je cale d'abord les RV "rentables" et souvent longs : quand tu connais un peu les dispo de tes patients tu peux fixer 3 ou 4 RV consécutifs.

Par contre je ne leur dis JAMAIS que j'ai déjà planifié leurs RV sur 2 ou 3 semaines sinon c'est une excuse pour annuler facilement si le suivant est déjà programmé.

Le reste c'est pour boucher les trous, priorité à ceux qui te font vivre.
C'est malheureux mais c'est ainsi.

Si tu éduques tes patients à te prévenir à l'avance et à ne pas modifier les RV tu as rarement des modifs et tu avances sur les patients rentables qui te permettent de ne pas mettre la clé sous la porte.

Encore une fois ce n'est que ma façon de fonctionner.
Et je précise pour les esprits chagrins que je soigne aussi des cmu, des gosses ou des caries occlusales sur 47... :-)

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doagui

17/01/2015 à 17:50

vincent63 écrivait:
-------------------

> 1 je ne suis pas rentable
> 2 je suis tout le temps en train de courir
> 3 je suis tout le temps en retard
> 4 je suis tout le temps stressé !

Le conseil pour solutionner tout ça on le connait tous mais on a parfois du mal à l'appliquer : il faut grouper les soins et faire des grosses séances. C'est plus rentable, moins stressant, ça fait avancer les plans de traitement plus vite, les patients sont ravis de se déplacer moins de fois, bref y'a que du positif.

C'est certain que si on a des patients peu fiables on ne peut pas se le permettre, mais même comme ça, le lapin occasionnel sera largement contre balancé par le gain de productivité occasionné par ceux qui honorent leur rdv.

Après pour les horaires je pense que c'est un peu propre à chacun. On entend souvent dire qu'il faut mettre les gros RDV le matin et en début d'après midi pour être bien frais pour les affronter, perso j'ai tendance à aussi mettre des gros trucs en fin de journée pour correspondre au planning de mes patients (j'en entends déjà certains dire que c'est une faiblesse de ma part...). Concernant la pédo, on m'a toujours dit de les voir absolument le matin avant 11h ou bien en milieu d'après midi après le goûter, pas pour le plaisir d'emmerder les parents mais parce que ce sont les heures où les enfants sont les plus calmes (ils n'ont pas faim et ne sont pas fatigués, normalement).

Pour les urgences je pense que tu as raison de bloquer des créneaux à horaire fixe. Si c'est une véritable urgence la personne va s'arranger quel que soit l'horaire de toutes façons, si elle refuse c'est que c'était pas si important qu'elle le dit au téléphone. Pour rebondir sur une remarque précédente, si c'est une ancienne patiente qui t'a fait un gros chèque quelques mois avant, elle connait le fonctionnement du cabinet et elle a apprécié ton organisation qui t'a permis de toujours la soigner à l'heure prévue, elle ne t'en voudra donc pas de lui proposer certains horaires.

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fredledragon

17/01/2015 à 18:12

1 essaye d'analyser pourquoi tu es tout le temps en retard:
-parce que tu as pas prévu assez de temps
-parce que tu es tout le temps dérangé
-parce que tu papotes avec les patients
-...

en fonction de tes réponses tu vas pouvoir trouver une ou des solutions, et tu ne seras plus en retard, tu seras moins stressé,

et tu seras peut être rentable, car ça c'est une autre histoire :)

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colza2

17/01/2015 à 18:16

un truc que je fais, c'est de laisser une ½ journée vide toutes les 3/4 semaines environ .
cela permet d'absorber au dernier moment des urgences, des imprévus ou de rajouter des rv longs...

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Tubercule de carabelli

17/01/2015 à 20:00

fais le module organisation de notre ami cingulum à lyon chez clinic all et tu auras toutes les réponses que tu voudras pour coller à ta personnalité et à ton cabinet

King_lcqqit

King of PAP

17/01/2015 à 20:08

La première chose à faire c'est de savoir comment tu as envie de bosser. Les rdv de 2h c'est super, mais pour moi des compos pendant 1h chez un même patient ça suffit.
Ensuite il faut savoir à quels moment tu es le plus en forme dans la journée, ces moments devront être réservés à es actes à haute difficulté technique. Notre nomenclature à la con t'oblige également à privilégier les actes rentables et à réserver des plages sur ton carnet de rdv.
Ca ce sont les trucs de base, après ça se décline selon la personnalité de chacun.
Mais 10-12 patients par jour semble être un super rythme, j'essaie d'y parvenir, mais ce n'est pas évident.
Bon courage.

Dog_wwyerg

TTDAM

17/01/2015 à 20:37

vincent63 écrivait:
-------------------
> l'instant je bosse à la demie heure et je prévois une heure ponctuellement pour
> les rendez vous d'endo et de prothèse un peu complexe, mais ...
> 1 je ne suis pas rentable
> 2 je suis tout le temps en train de courir
> 3 je suis tout le temps en retard
> 4 je suis tout le temps stressé !

2+3+4 : même cause : tes chronos sont mauvais et inadaptés au plan de traitement du patient.
1 : fais tu des plans de traitements ou des actes?

Bosser à la demi heure ne veut rien dire : très peu d'actes en dentaire durent 1/2 h.
Ex : secteur 1 : ext 18 facile, endo 17, carie 14

Si je donne un RDV plus long pour l'endo 17, je rajoute 10' pour extraire 18 et 10' pour la carie 14.
1 anesthésie, 1 séance, 20' de plus que pour une endo et 2 actes non rentables seuls, réalisés en même temps qu'un acte rentable.
Problème : je suis capable de le faire mais certains collabos n'y arrivent pas et préfèrent les réaliser en 3 séances.

--
TTDAM

Dog_wwyerg

TTDAM

17/01/2015 à 20:39

Dans la même séance, je fais un détartrage , les radios nécessaires et la reconstitution de la 17 si 3 parois ou plus.

J'ai résolu le point 1.

--
TTDAM

Dog_wwyerg

TTDAM

17/01/2015 à 21:01

Purée j'avais pas vu :
Contrôle détartrage : 15'
Séance de soins : 15'

J'y arrive pas, je ne sais pas faire.
Je suis toujours à l'heure et j'ai le temps de papoter avec tout le monde.

--
TTDAM

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damienB

17/01/2015 à 21:11

première chose à faire : chronométrer ses actes les plus courants ! trop souvent on "estime" au pif la durée du rdv nécessaire,

toute l'activité du cabinet doit être organisée autour de l'agenda.

les grandes lignes :
- il faut 2 zones bien différentes : 1 plage où tu ne mets que des plan de traitement en cours et validés, 1 plage où tu mets tous le reste (maintenance, urgence, le fameux "petit détartrage", etc...). à toi de déterminer la durée et la répartition des plages dans la journée en fonction de ton activité et de ton ressenti, mais l'assistante doit connaitre à l'avance ces plages et sauf exception majeure les respecter.
- ne jamais fixer plusieurs rdv à l'avance, c'est la meilleur façon d'engorger soi même son carnet de rdv. on va me dire, oui, mais comme ça les plans de traitement n'avance pas ! prenez en moins en même temps, vous les terminerez plus vite et vous pourrez en démarrer d’autres plus rapidement.
- ne pas avoir peur des rdv longs. il faut éduquer ses patients. à chaque rdv donné, on leur rappelle bien qu'un lapin, c'est préjudiciable pour eux car leurs soins n'avancent pas. en plus on a un système de rappel systématique du rdv par SMS (Julie fait ça très bien)
- les urgences : d'abord il faut une standardiste qui sache faire un peu le tri car toutes les urgences n'en sont pas toujours. 2 types.
. les patients du cabinet (mieux on bosse, moins on en a !) : on est 3 praticiens, la vraie grosse urgence (douleur esthtétique) est gérée dans la journée.
. les patients inconnus : "nous pouvons vous proposez un rdv aujourd’hui (ou demain selon l'importance) à 15h50" si le patient ne peux pas venir au créneau proposé, c'est que...c'est pas une urgence :-)

je pense sincèrement que l'agenda doit être la clef de voute du cabinet. un agenda surchargé, c'est du stress, du matos qui s'accumule en ster donc du boulot pour les assistantes et au final une activité qui tourne moins

dans l'idéal, il ne faudrait pas avoir plus de 10/15j de carnet rempli . ça peut paraitre difficile voir impossible à faire au début, mais une fois que le pli est pris, c'est génial. pour démarrer il existe tout un tas de formations disponibles.

Dog_wwyerg

TTDAM

17/01/2015 à 21:41

damienB écrivait:
-----------------

> les grandes lignes :
> - il faut 2 zones bien différentes : 1 plage où tu ne mets que des plan de
> traitement en cours et validés, 1 plage où tu mets tous le reste (maintenance,

Je module cela : en fait, je prend mes chronos et je rajoute toujours 10´.
Donc en fin de RDV long, j'ai une plage horaire pour discuter, prendre une pause, ou voir une urgence. Les 3 sont plaisants et peu stressant (l'urgence peut être, et encore: soulager ça fait plaisir).
Mes semaines sont moins fatigantes.
Bien entendu, tout le reste est délégué.
--
TTDAM

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Shadow

18/01/2015 à 01:05

Être aussi rigide dans ses plages horaires n'est pas bon. La souplesse et la réactivité son meilleure à mes yeux.
De mon côté rdv long tant que faire se peut, urgence là où j'ai de la place et là où j'accepte de faire un effort.
Pour un travail de 13 à 19h idéal : maxi 1 patient/heure en moyenne, sauf rdv contrôle chez patients maîtrisant bien hbd, 30 à 45 minutes ok car détartrage dure 10 minutes + 4/6/8 ou plus de Rétro alvéolaire en 10 minutes, reste le temps d'accueil de nettoyage et de paperasse+ un poil discuter et une facture de 60.84€ mini, avec peu de matos : kit exam+curette+compresse+polish si le tartre n'est pas en prox ou ss ggvl+ gaine de protection du capteur+gants (nb : le masque et la charlotte servent plusieurs fois).
Bref des patients devenus très compliants et efficaces finissent par se révéler rentables en contrôle, mais ça ça demande des efforts, et du temps dans le suivi, les conseils et la motivation (et ça ne marche pas avec tous).
Mes horaires (je suis allergique au réveil):
L 13(14)-19
M 13-19
Mer 9-12(13) +14-19
V 12-20
S 9-12/13/14
Au-delà physiquement je ne tiens plus et j'ai 33 ans. Je n'ai qu'une santé et une vie, je veux de l'argent pour payer mes dettes, me nourrir, et un peu de loisir. Plus je m'en fous si c'est pour le filer à l'état et en plus être pourri physiquement et mentalement...
Bon courage,
Et je confirme ce qui a été écrit avant : apprendre à connaître sa vitesse de travail, et savoir que l'on ne travail pas toujours aussi rapidement suivant sa santé, donc un poil de marge c'est mieux. Ou alors il faut s'en outre complètement d'être en retard.

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vincent63

18/01/2015 à 11:43

Bonjour à tous !

Merci pour vos réactions ... la route me semble bien longue avant de retrouver un mode de fonctionnement plus équilibré ! Je vais briefer mon assistante pour que dès le mois de mars qui commence à se remplir nous changions le mode de remplissage du carnet de rendez vous.

Concernant les plans de traitements je travaille plutôt à l'acte car je n'ai jamais réussi sur la durée à passer de l'examen clinique à la rédaction systématique d'un plan de traitement et à sa réalisation dans l'ordre prévu.

Voila comment je procède : première fois cas simple, examen clinique avec la pano je note tout ce qui me semble à faire sur une fiche bilan papier que je scanne. 2 eme rendez vous j'attaque les soins a fur et à mesure et je redonne des rendez vous au fur et à mesure de 30 minutes : un rendez vous un soin.

Cas plus complexe avec prothèse : 2 eme rendez vous bilan et proposition devis puis je donne 3 4 rende vous d'avance.

Le probleme des plans de traitement c'est que je n'arrive pas à passer de l'examen clinique et de ma fiche bilan à une fiche plan de traitement. Quelle forme prend cette fiche plan de traitement ? Informatique ? Papier ? Quand dans la semaine faire ses plan de traitements ? ca prend combien de temsp ?

Ensuite je suis d'accord avec vous sur certains points : en 15 minutes je ne fais rien.

Car je ne manque pas de patients, je manque juste cruellement d'une bonne organisation !!

--
J'occluse donc je suis

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doagui

18/01/2015 à 12:38

vincent63 écrivait:
-------------------
> des rendez vous au fur et à mesure de 30 minutes : un rendez vous un soin.

C'est exactement ce qu'il ne faut pas faire. Sur la durée tu gaspilles un temps fou sur chaque patient. Il faut te convaincre que les rdv longs sont un avantage pour tout le monde : toi tu es plus rentable et moins stressé, l'assistante a moins de boulot et le patient vient moins souvent.

Personnellement je ne suis pas assez organisé encore à mon goût, donc je ne m'étendrai pas trop sur les conseils, mais sur ce point-là au moins je fais de mon mieux pour grouper les actes en de longs rdv. Impossible de faire une carie sur une 14 et de laisser la 16 pour un prochain rdv ! Inimaginable de faire l'endo d'une 25 et de ne pas extraire la 28 dans la foulée si besoin ! A la mandibule c'est encore plus évident avec l'anesthésie tronculaire : inconcevable de faire l'endo d'une 36 et de garder l'extraction de la racine de la 34 pour la fois suivante !

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malaire

18/01/2015 à 12:58

Je travaille aussi en rdv longs, 10-12 patients par jour, la grosse prothèse et la chir le matin et de 15h-17h pour les couronnes unitaires et l'endo et le reste (14h-15h 17h-18h30) c'est des consults/det, nouveaux patients, maintenance paro, BBD et soins divers.

J'ai une plage d'urgence de 30' par jour (souvent 14h-14h30 ou 11h30-12h) qu'on utilise en laissant déborder le rdv d'avant s'il n'y a pas d'urgence à y mettre.
L'horaire d'urgence est imposé au patient: c'est ça ou rien
Dernier rdv au maxi à 18h30 de manière à être sorti au plus tard à 19h.

Et comme Doagui, je fais mes plans de traitements en fonction de l'anesthésie pour grouper tout ce que je peux faire avec la même anesthésie.

Avoir une secrétaire qui gère les rdv et appelle les gens disponibles si on a une annulation de manière à n'avoir aucun trou est un plus qui se rentabilise aussi bien qu'une assistante.

La hantise c'est le lapin ou le patient qui se trompe d'heure !!

Voilà, si ça peut servir.

Capture_d__cran_2015-03-12_12.28.09_h7phuc

chicot29

18/01/2015 à 13:08

TTDAM écrivait:
---------------

> Ex : secteur 1 : ext 18 facile, endo 17, carie 14
>
> Si je donne un RDV plus long pour l'endo 17, je rajoute 10' pour extraire 18 et
> 10' pour la carie 14.
> 1 anesthésie, 1 séance, 20' de plus que pour une endo et 2 actes non rentables
> seuls, réalisés en même temps qu'un acte rentable.
> Problème : je suis capable de le faire mais certains collabos n'y arrivent pas
> et préfèrent les réaliser en 3 séances.
>

Ah ? endo acte rentable ? Lapsus révélateur de ton type d'exercice, tu as seulement oublié de rajouter taille empreinte dans la séance. -))))
Donc vous avez compris il faut au moins une endo pour faire les actes non rentables à coté. -)))))

Capture_d__cran_2015-03-12_12.28.09_h7phuc

chicot29

18/01/2015 à 13:17

TTDAM écrivait:
---------------
> damienB écrivait:
> -----------------
>
> > les grandes lignes :
> > - il faut 2 zones bien différentes : 1 plage où tu ne mets que des plan de
> > traitement en cours et validés, 1 plage où tu mets tous le reste (maintenance,
>
> Je module cela : en fait, je prend mes chronos et je rajoute toujours 10´.
> Donc en fin de RDV long, j'ai une plage horaire pour discuter, prendre une
> pause, ou voir une urgence. Les 3 sont plaisants et peu stressant (l'urgence
> peut être, et encore: soulager ça fait plaisir).

Oui, et encore plus plaisir de finir l'endo dans un rendez vous long et de faire la prothèse dans la foulée une fois le devis accepté par le patient.

> Mes semaines sont moins fatigantes.
> Bien entendu, tout le reste est délégué.

Calcul des remboursements différentiés par l'assistante commerciale de tous les protocoles que tu as signé. Je comprend que ca puisse prendre la tete ! -))))

Dog_wwyerg

TTDAM

18/01/2015 à 13:17

chicot29 écrivait:
------------------
> TTDAM écrivait:
> ---------------
>
> > Ex : secteur 1 : ext 18 facile, endo 17, carie 14
> >
> > Si je donne un RDV plus long pour l'endo 17, je rajoute 10' pour extraire 18
> et
> > 10' pour la carie 14.
> > 1 anesthésie, 1 séance, 20' de plus que pour une endo et 2 actes non rentables
> > seuls, réalisés en même temps qu'un acte rentable.
> > Problème : je suis capable de le faire mais certains collabos n'y arrivent pas
> > et préfèrent les réaliser en 3 séances.
> >
>
> Ah ? endo acte rentable ? Lapsus révélateur de ton type d'exercice, tu as
> seulement oublié de rajouter taille empreinte dans la séance. -))))
> Donc vous avez compris il faut au moins une endo pour faire les actes non
> rentables à coté. -)))))

3 parois, je suis d'accord avec toi.
Moins : inlay core, donc impossible en 1 séance . Sauf obturation gutta chaude.

Maintenant si tu généralises à partir d'exemples.......
Tu ne seras pas un peu trotskiste, des fois?
--
TTDAM

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chicot29

18/01/2015 à 13:35

Tous mes rendez vous sont minimum 1 demi-heure.

1er rdv radios, mise à jour du schéma dentaire, PTT.

1. Si pas grand chose ( 1 ou 2 soins) ils sont réalisés dans la séance + détartrage. ca fait chier par contre si il y a plus de soins, séance non rentable à venir.-))))

2. Si quelques endos à faire + soins grouper les endos avec les soins en rendez vous longs et demander au patient d'amener son contrat mutuelle au RDV suivant ou avant pour le renseigner sur un éventuel reste à charge sur les couronnes et finaliser le devis.

3. Pas de plages d'urgences réservées, celles ci sont traitées en meme temps qu'un rendez vous long sur le 2 eme fauteuil. Ca fait souffler le patient.

Exemple :

Cas ci dessous endo taille provisoire empreinte 13,12,11,21 dans une séance de 2H 30, Pose IC ceram 13 12 11 21 endo 35, 36 1H 30 ( tronculaire avant de poser), Taille 35, 36 1H, Pose IC 35 36 ext 46 (tronculaire avant de poser) une demi heure.
Ca c'est un cas qui fait plaisir, hein TTDAM ?-)))))

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chicot29

18/01/2015 à 14:01

TTDAM écrivait:
---------------

> Moins : inlay core, donc impossible en 1 séance . Sauf obturation gutta chaude.

Oui, déjà il faut qu'il y ait de la gutta. -))))

Dog_wwyerg

TTDAM

18/01/2015 à 15:16

chicot29 écrivait:
------------------
> Tous mes rendez vous sont minimum 1 demi-heure.
>
> 1er rdv radios, mise à jour du schéma dentaire, PTT.
>
> 1. Si pas grand chose ( 1 ou 2 soins) ils sont réalisés dans la séance +
> détartrage. ca fait chier par contre si il y a plus de soins, séance non
> rentable à venir.-))))
>
> 2. Si quelques endos à faire + soins grouper les endos avec les soins en rendez
> vous longs et demander au patient d'amener son contrat mutuelle au RDV suivant
> ou avant pour le renseigner sur un éventuel reste à charge sur les couronnes et
> finaliser le devis.
>
> 3. Pas de plages d'urgences réservées, celles ci sont traitées en meme temps
> qu'un rendez vous long sur le 2 eme fauteuil. Ca fait souffler le patient.
>
>
> Exemple :
>
> Cas ci dessous endo taille provisoire empreinte 13,12,11,21 dans une séance de
> 2H 30, Pose IC ceram 13 12 11 21 endo 35, 36 1H 30 ( tronculaire avant de
> poser), Taille 35, 36 1H, Pose IC 35 36 ext 46 (tronculaire avant de poser) une
> demi heure.
> Ca c'est un cas qui fait plaisir, hein TTDAM ?-)))))
>
>
>
Écoutes, tu devrais t'adresser à Vincent63, car moi je n'ai pas de problème (ni avec toi ni avec les autres). J'ai des solutions.
Dont je fais bénéficier pas mal de monde en live, pas caché derrière un clavier.

--
TTDAM

Dog_wwyerg

TTDAM

18/01/2015 à 15:17

chicot29 écrivait:
------------------
> TTDAM écrivait:
> ---------------
>
> > Moins : inlay core, donc impossible en 1 séance . Sauf obturation gutta
> chaude.
>
> Oui, déjà il faut qu'il y ait de la gutta. -))))
>
Sinistre sire!! (-:))))

--
TTDAM